第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)徐州市口腔醫(yī)學(xué)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本會(huì)”）檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案資源，維護(hù)本會(huì)的合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在本會(huì)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)、管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)本會(huì)有保存價(jià)值的各種文件、文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 本會(huì)秘書(shū)處有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 本會(huì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管和查閱的原則。
第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條 本會(huì)秘書(shū)處指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。
第六條 檔案工作由本會(huì)會(huì)長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，本會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管檔案工作。
第七條 本會(huì)秘書(shū)處應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用 科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 檔案整理辦法：
（一）方法：以問(wèn)題特征為主，立小卷，一事一卷。
（二）步驟：
1、收集當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。
2、整理理根據(jù)分類(lèi)和成立時(shí)間整理。
3、分類(lèi)根據(jù)類(lèi)別分類(lèi)方法分類(lèi)。
4、立卷區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：主要分永久、長(zhǎng)期、短期三種。
第九條 檔案的過(guò)程管理工作：凡屬于本會(huì)各種文件、文字、圖表、賬冊(cè)、
憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等保管的檔案資料，在事件結(jié)東后需歸檔的必須及時(shí)移交擋案室保管，任何人不得據(jù)為己有。
第十條 檔案的監(jiān)督工作由本會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)擔(dān)任。負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案總目錄、預(yù)立卷 材料的目錄，并進(jìn)行定期或不定期的檢查，監(jiān)督檔案的管理工作。
第十一條 檔案的銷(xiāo)毀工作須報(bào)本會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在清單上簽字。
第十二條本會(huì)本檔案的分類(lèi)及編號(hào)，要求要按有關(guān)檔案分類(lèi)及編號(hào)進(jìn)行操作
第十三條 本會(huì)在開(kāi)展對(duì)外業(yè)務(wù)中簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 檔案的借閱工作，必須按要求應(yīng)填寫(xiě)好檔案查閱單，一般不得隨意外帶有關(guān)本會(huì)重要的文件材料，確確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
第四章 檔案?jìng)浞葜贫?/span>
第十五條 本會(huì)所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十六條 本會(huì)秘書(shū)處應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。
第五章 處理?xiàng)l例
第十七條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予100－500元扣罰處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任。
1．毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀本會(huì)檔案
2．擅自向外界提供、抄摘本會(huì)檔案
3．涂改、偽造檔案
4．未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者
5．未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。
第六章 責(zé)任
第十八條 本制度適用本會(huì)全體工作人員。
第十九條 本制度監(jiān)督責(zé)任人為本會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)，第一責(zé)任人為指定的資料管理員。
第七章 附則
第二十二條 本制度由秘書(shū)處負(fù)責(zé)修訂和解釋。
第二十三條 本制度經(jīng)本會(huì)批準(zhǔn)成立之日起實(shí)施。
第二十四條 本制度未盡事項(xiàng)，由秘書(shū)處匯集后報(bào)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議審核后補(bǔ)充。